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高效时间管理 培训(高效时间管理培训)

2024-08-16 6825 0 评论 企业运营


  

本文目录

  

  1. 大学生时间管理方法
  2. 时间管理四象限
  3. 高效能人士的时间管理方法

一、大学生时间管理方法

【导语】原来时间一直都留在那里,而流逝的是我们自己。你知道怎么管理时间么?下面关于大学生时间管理方法,一起来阅读下文吧!

  

关于计划,有日计划、周计划、月计划、季度计划、年度计划。时间管理的重点是待办单、日计划、周计划、月计划。

  

待办单:将你每日要做的一些工作事先列出一份清单,排出优先次序,确认完成时间,以突出工作重点。要避免遗忘就要避免半途而废,尽可能做到,今日事今日毕,干一起了一起。

  

待办单主要包括的内容:非日常工作、特殊事项、行动计划中的工作、昨日未完成的事项等。

  

待办单的使用注意:每天在固定时间制定待办单(一上班就做)、只制定一张待办单、完成一项工作划掉一项、待办单要为应付紧急情况留出时间、最关键的一项,每天坚持。

  

每年年末作出下一年度工作规划;每季季末作出下季末工作规划;每月月末作出下月工作计划;每周周末作出下周工作计划

  

著名管理学家科维提出了一个时间管理的理论,把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分,基本上可以分为四个“象限”:既紧急又重要(如人事危机、客户投诉、即将到期的任务、财务危机等)、重要但不紧急(如建立人际关系、新的机会、人员培训、制订防范措施等)、紧急但不重要(如电话铃声、不速之客、行政检查、主管部门会议等)、既不紧急也不重要(如客套的闲谈、无聊的信件、个人的爱好等)。时间管理理论的一个重要观念是应有重点地把主要的精力和时间集中地放在处理那些重要但不紧急的工作上,这样可以做到未雨绸缪,防患于未然。在人们的日常工作中,很多时候往往有机会去很好地计划和完成一件事。但常常却又没有及时地去做,随着时间的推移,造成工作质量的下降。因此,应把主要的精力有重点地放在重要但不紧急这个“象限”的事务上是必要的。要把精力主要放在重要但不紧急的事务处理上,需要很好地安排时间。一个好的方法是建立预约。建立了预约,自己的时间才不会被别人所占据,从而有效地开展工作。

  

美国管理学者彼得·德鲁克(P·F·Drucker)认为,有效的时间管理主要是记录自己的时间,以认清时间耗在什么地方;管理自己的时间,设法减少非生产性工作的时间;集中自己的时间,由零星而集中,成为连续性的时间段。

  

将自己工作按轻重缓急分为:a(紧急、重要)、b(次要)、c(一般)三类;安排各项工作优先顺序,粗略估计各项工作时间和占用百分比;在工作中记载实际耗用时间;每日计划时间安排与耗用时间对比,分析时间运用效率;重新调整自己的时间安排,更有效地工作。

  

在时间管理的过程中,还需应付意外的不确定性事件,因为计划没有变化快,需为意外事件留时间。有三个预防此类事件发生的方法:第一是为每件计划都留有多余的预备时间。第二是努力使自己在不留余地,又饱受干扰的情况下,完成预计的工作。这并非不可能,事实上,工作快的人通常比慢吞吞的人做事精确些。第三是另准备一套应变计划。迫使自己在规定时间内完成工作,对你自己能力有了信心,你已仔细分析过将做的事了,然后把它们分解成若干意境单元,这是正确迅速完成它们的必要步骤。

  

考虑到不确定性,在不忙的时候,把一般的必然要做的工作先尽快解决。

  

在工作中要很好地完成工作就必须善于利用自己的工作时间。工作是无限的,时间却是有限的。时间是最宝贵的财富。没有时间,计划再好,目标再高,能力再强,也是空的。时间是如此宝贵,但它又是最有伸缩性的,它可以一瞬即逝,也可以发挥最大的效力,时间就是潜在的资本。充分合理地利用每个可利用的时间,压缩时间的流程,使时间价值最大化。

  

1、有计划地使用时间。有的事情需要较长时间,有些事情可以顺带进行。

  

2、目标明确。目标要具体、具有可实现性。

  

3、将要做的事情根据优先程度分先后顺序。80%的事情只需要20%的努力。而20%的事情是值得做的,应当享有优先权。因此要善于区分这20%的有价值的事情,然后根据价值大小,分配时间。

  

4、将一天从早到晚要做的事情进行罗列。

  

5、每件事都有具体的时间结束点。控制好通电话的时间与聊天的时间。

  

6、遵循你的生物钟。你办事效率最佳的时间是什么时候?将优先办的.事情放在最佳时间里。

  

7、做好的事情要比把事情做好更重要。做好的事情,是有效果;把事情做好仅仅是有效率。首先考虑效果,然后才考虑效率。

  

8、区分紧急事务与重要事务。紧急事往往是短期性的,重要事往往是长期性的。必须学会如何让重要的事情变得很紧急,是高效的开始。

  

9、每分每秒做最高生产力的事。将罗列的事情中没有任何意义的事情删除掉。

  

10、不要想成为完美主义者。不要追求完美,而要追求办事效果。

  

11、巧妙地拖延。如果一件事情,你不想做,可以将这件事情细分为很小的部分,只做其中一个小的部分就可以了,或者对其中最主要的部分最多花费15分钟时间去做。

  

12、学会说"不"。一旦确定了哪些事情是重要的,对那些不重要的事情就应当说"不"。

  

13、时间的管理最重要的在于能够集中自己的大的整块时间进行某些问题的处理。

  

二、时间管理四象限

1、那么什么是时间管理四象限法则呢?

  

2、四象限法则是时间管理理论的一个重要观念是应有重点地把主要的精力和时间集中地放在处理那些重要但不紧急的工作上,这样可以做到未雨绸缪,防患于未然。在人们的日常工作中,很多时候往往有机会去很好地计划和完成一件事。但常常却又没有及时地去做,随着时间的移,造成工作质量的下降。因此,应把主要的精力有重点地放在重要但不紧急这个“象限”的事务上是必要的。要把精力主要放在重要但不紧急的事务处理上,需要很好地安排时间。一个好的方法是建立预约。建立了预约,自己的时间才不会被别人所占据,从而有效地开展工作。

  

3、我们该如何理解时间管理四象限法则?

  

4、在我们的日常工作生活中,常常听到类似这样的抱怨,“感觉身体被掏空,但又不知道自己到底干了什么”“一天都过去了,很多事情都还没完成”“事情很杂乱,根本就不清楚如何入手,然后时间就过去了”...

  

5、一大堆的杂事铺天盖地,看似很重要的事情都不清楚怎么入手,偶尔还会出现丢三落四的。这是由于不懂得时间的合理分配。

  

6、我们需要明确的是:我们的时间到底去哪里了?怎么分清时间的有效或者无效性?怎么区分工作任务的属性?为了最大化的利用时间,我们要学会时间管理,提高工作效率。

  

7、时间管理四象限法则是美国的管理学家科维提出的一个时间管理的理论,按处理顺序划分为:紧急又重要、重要不紧急、紧急不重要、不紧急不重要。时间管理四象限法则的关键在于第二和第三类的顺序问题,必须非常小心区分。另外,也要注意划分好第一和第三类事,都是紧急的,分别就在于前者能带来价值,实现某种重要目标,而后者不能。

  

8、例如应付难缠的客户、准时完成工作、住院开刀等等。

  

9、这是考验我们的经验、判断力的时刻,也是可以用心耕耘的园地。如果荒废了,我们很会可能变成行尸走肉。但我们也不能忘记,很多重要的事都是因为一拖再拖或事前准备不足,而变成迫在眉睫。

  

10、该象限的本质是缺乏有效的工作计划导致本处于“重要但不紧急”第二象限的事情转变过来的,这也是传统思维状态下的管理者的通常状况,就是“忙”。

  

11、主要是与生活品质有关,包括长期的规划、问题的发掘与预防、参加培训、向上级提出问题处理的建议等等事项。

  

12、荒废这个领域将使第一象限日益扩大,使我们陷入更大的压力,在危机中疲于应付。反之,多投入一些时间在这个领域有利于提高实践能力,缩小第一象限的范围。做好事先的规划、准备与预防措施,很多急事将无从产生。这个领域的事情不会对我们造成催促力量,所以必须主动去做,这是发挥个人领导力的领域。

  

13、这更是传统低效管理者与高效卓越管理者的重要区别标志,建议管理者要把80%的精力投入到该象限的工作,以使第一象限的“急”事无限变少,不再瞎“忙”。

  

14、电话、会议、突来访客都属于这一类。

  

15、表面看似第一象限,因为迫切的呼声会让我们产生“这件事很重要”的错觉——实际上就算重要也是对别人而言。我们花很多时间在这个里面打转,自以为是在第一象限,其实不过是在满足别人的期望与标准。

  

16、阅读令人上瘾的无聊小说、毫无内容的电视节目、办公室聊天等。世界经理人管家

  

17、简而言之就是浪费生命,所以根本不值得花半点时间在这个象限。但我们往往在一、三象限来回奔走,忙得焦头烂额,不得不到第四象限去疗养一番再出发。这部分范围倒不见得都是休闲活动,因为真正有创造意义的休闲活动是很有价值的。然而像阅读令人上瘾的无聊小说、毫无内容的电视节目、办公室聊天等。这样的休息不但不是为了走更长的路,反而是对身心的毁损,刚开始时也许有滋有味,到后来你就会发现其实是很空虚的。

  

18、我们需要根据计划制定任务分解目标,去罗列出我们所需要完成的任务。一般制定的顺序应从大到小:年计划——月计划——周计划——日计划,而我们在这里以日计划作为举例:通过日计划罗列出任务。

  

19、明确执行时间,根据能力安排相应的任务,如8小时。预留相应的时间去除理突发事件,避免被动情况;分类罗列任务,找出最省时间的方式完成;判断自己的精力情况,把精力最旺盛留给最高优先级或者最难处理的任务;任务优先级划分,罗列出任务后,根据时间管理四象限法则中轻重、缓急两大维度进行衡量任务的优先级。

  

20、先按照“轻重”,把你的工作任务以职业价值观为标准标出“重要”或者“不重要”;

  

21、再按照“缓急”,给所有任务以截止日期为标准标出“紧急”或“不紧急”。

  

22、按照“轻重”和”缓急“两大维度划分完后,就可以将任务放入时间四象限中,一目了然,十分清晰。

  

23、时间是有限的,高沛的精力也不可能保持24小时,我们到底应该花多少时间去完成这些任务呢?对于重要而且紧急的事情,立刻去做。对于重要但不紧急的事情,要制定好计划一步一步的去实施完成,但是一定要注意在这一个象限上多花费一点时间,避免第二象限的事物转化为第一象限。而对于一些很紧急但是不重要的事情,尝试着将这些事情交给别人去做,减轻你自己身上的负担。而不重要且不紧急的事情,当然,能不做就尽量不要去做了。

  

24、总而言之,要养好良好的习惯,每天根据时间管理四象限法则罗列出计划,制定及优化,同时要按照计划去执行。时间是有限的,我们要在有限的时间内获得更好的人生,必须每天坚持时间管理。

  

三、高效能人士的时间管理方法

时间对于仁和事情来说,都是非常重要的条件。下面是我为大家搜集整理出来的有关于高效能人士的时间管理方法,希望可以帮助到大家!

  

时间管理的目的:决定什么事该做,什么事不该做。

  

时间管理最重要的功能:是透过事先的规划,作为一种提醒与指引。

高效时间管理 培训(高效时间管理培训)

  

主管最大的困扰就是,太多来自外界的干扰,随时得放下手边的工作去做别的事情。

  

担任主管的责任之一就是集合多人的努力,共同完成一份工作。换句话说,主管的工作有很大的一部分需要与别人互动,外界的干扰是主管工作的一部分。你可以排定某些时段做为你的工作空挡,当有人临时找你需要讨论事情时,告诉他,你这会儿忙着呢,不急的话儿,在你的空挡时间再来详谈。

  

时间管理发展得很快,第一代是建立备忘录;第二代就需要事先的计划和准备;第三代会根据你对任务的理解排列优先顺序。到了第四代,就是分工合作的授权管理。

  

我们常运用自己所熟悉或直觉想到的方法做事,但事实上,这并不是最有效率的方法。

  

完成一件事情,可以有许多方法,关键在于你能否找出最快速的方法。不要毫不考虑的就直接做了,先花几分钟的时间衡量一下,有什么方法可以更有效率的完成事情?

  

周围众多干扰因素,是时间流逝的致命杀手,嘈杂声、杂志、零食、报纸、美容品、温度、安全感、方向感、氛围、性欲、压力、烟瘾、联想、健康状况,都是诸多的影响因素。

  

关于计划,有日计划、周计划、月计划、季度计划、年度计划。时间管理的重点是待办单、日计划、周计划、月计划。

  

待办单:将你每日要做的一些工作事先列出一份清单,排出优先次序,确认完成时间,以突出工作重点。要避免遗忘就要避免半途而废,尽可能做到,今日事今日毕。

  

待办单主要包括的内容:非日常工作、特殊事项、行动计划中的工作、昨日未完成的事项等。

  

待办单的使用注意:每天在固定时间制定待办单(一上班就做)、只制定一张待办单、完成一项工作划掉一项、待办单要为应付紧急情况留出时间、最关键的一项,每天坚持。

  

每年年末作出下一年度工作规划;每季季末作出下季末工作规划;每月月末作出下月工作计划;每周周末作出下周工作计划

  

著名管理学家科维提出了一个时间管理的理论,把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分,基本上可以分为四个“象限”:既紧急又重要(如人事危机、客户投诉、即将到期的任务、财务危机等)、重要但不紧急(如建立人际关系、新的机会、人员培训、制订防范措施等)、紧急但不重要(如电话铃声、不速之客、行政检查、主管部门会议等)、既不紧急也不重要(如客套的闲谈、无聊的信件、个人的爱好等)。时间管理理论的一个重要观念是应有重点地把主要的精力和时间集中地放在处理那些重要但不紧急的工作上,这样可以做到未雨绸缪,防患于未然。在人们的日常工作中,很多时候往往有机会去很好地计划和完成一件事。但常常却又没有及时地去做,随着时间的推移,造成工作质量的下降。因此,应把主要的精力有重点地放在重要但不紧急这个“象限”的事务上是必要的。要把精力主要放在重要但不紧急的事务处理上,需要很好地安排时间。一个好的方法是建立预约。建立了预约,自己的时间才不会被别人所占据,从而有效地开展工作。

  

1、会影响群体利益的事情为重要的事情;

  

2、上级关注的事情为重要的事情;

  

3、会影响绩效考核的事情为重要的事情。

  

4、对组织和个人而言价值重大的事情为重要事情。(重大包括金额和性质两方面。)

  

该时间管理方法常常被以如下图式表示:

  

1、对重要和紧急的事情当然是立即就做

  

2、而对不重要不紧急的事情不做

  

3、平时多做重要但不紧急的事情,(因为这是第二象限,常常被称为第二象限工作法)

  

4、对紧急但不重要的事情选择做。

  

美国管理学者彼得·德鲁克(P·F·Drucker)认为,有效的时间管理主要是记录自己的时间,以认清时间耗在什么地方;管理自己的时间,设法减少非生产性工作的时间;集中自己的时间,由零星而集中,成为连续性的时间段。

  

将自己工作按轻重缓急分为:a(紧急、重要)、b(次要)、c(一般)三类;安排各项工作优先顺序,粗略估计各项工作时间和占用百分比;在工作中记载实际耗用时间;每日计划时间安排与耗用时间对比,分析时间运用效率;重新调整自己的.时间安排,更有效地工作。

  

在时间管理的过程中,还需应付意外的不确定性事件,因为计划没有变化快,需为意外事件留时间。有三个预防此类事件发生的方法:第一是为每件计划都留有多余的预备时间。第二是努力使自己在不留余地,又饱受干扰的情况下,完成预计的工作。这并非不可能,事实上,工作快的人通常比慢吞吞的人做事精确些。第三是另准备一套应变计划。迫使自己在规定时间内完成工作,对你自己能力有了信心,你已仔细分析过将做的事了,然后把它们分解成若干意境单元,这是正确迅速完成它们的必要步骤。

  

考虑到不确定性,在不忙的时候,把一般的必然要做的工作先尽快解决。

  

在工作中要很好地完成工作就必须善于利用自己的工作时间。工作是无限的,时间却是有限的。时间是最宝贵的财富。没有时间,计划再好,目标再高,能力再强,也是空的。时间是如此宝贵,但它又是最有伸缩性的,它可以一瞬即逝,也可以发挥最大的效力,时间就是潜在的资本。充分合理地利用每个可利用的时间,压缩时间的流程,使时间价值最大化。

  

GTD是Getting Things Done(完成每一件事)的缩写。来自于David Allen的一本畅销书《Getting Things Done》,国内的中文翻译本《尽管去做:无压工作的艺术》。

  

GTD的基本方法:GTD的具体做法可以分成收集、整理、组织、回顾与行动五个步骤:

  

收集:就是将你能够想到的所有的未尽事宜(GTD中称为stuff)统统罗列出来,放入inbox中,这个inbox既可以是用来放置各种实物的实际的文件夹或者篮子,也需要有用来记录各种事项的纸张或PDA。收集的关键在于把一切赶出你的大脑,记录下所有的工作。

  

整理:将stuff放入inbox之后,就需要定期或不定期地进行整理,清空inbox。将这些stuff按是否可以付诸行动进行区分整理,对于不能付诸行动的内容,可以进一步分为参考资料、日后可能需要处理以及垃圾几类,而对可行动的内容再考虑是否可在两分钟内完成,如果可以则立即行动完成它,如果不行对下一步行动进行组织。

  

组织:个人感觉组织是GTD中的最核心的步骤,组织主要分成对参考资料的组织与对下一步行动的组织。对参考资料的组织主要就是一个文档管理系统,而对下一步行动的组织则一般可分为:下一步行动清单,等待清单和未来/某天清单。

  

等待清单主要是记录那些委派他人去做的工作,未来/某天清单则是记录延迟处理且没有具体的完成日期的未来计划、电子等等。而下一步清单则是具体的下一步工作,而且如果一个项目涉及到多步骤的工作,那么需要将其细化成具体的工作。

  

GTD对下一步清单的处理与一般的to-do list最大的不同在于,它作了进一步的细化,比如按照地点(电脑旁、办公室、电话旁、家里、超市)分别记录只有在这些地方才可以执行的行动,而当你到这些地点后也就能够一目了然地知道应该做那些工作。

  

回顾:回顾也是GTD中的一个重要步骤,一般需要每周进行回顾与检查,通过回顾及检查你的所有清单并进行更新,可以确保GTD系统的运作,而且在回顾的同时可能还需要进行未来一周的计划工作。

  

执行:现在你可以按照每份清单开始行动了,在具体行动中可能会需要根据所处的环境,时间的多少,精力情况以及重要性来选择清单以及清单上的事项来行动。


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